Feste Feiern

Aus Sicht des Finanzamts sind alle Verkaufstätigkeiten der oben genannten Art ein so genannter wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Das bedeutet für uns eigentlich nur eines: wir müssen Umsatzsteuer zahlen. Da wir eine zentrale Belegerfassung haben, regeln unsere Buchhaltungsprofis das für Sie! Sie müssen lediglich auf den Belegen vermerken, dass es sich um einen Verkauf gehandelt hat. 

Beispiel: Beim Sommerfest bieten Sie Rostwürste, Bier, Sprudel sowie Kaffee und selbstgebackenen Kuchen an. Sie erzielen Einnahmen von 350 €. Für die Getränke hat Ihnen der Lieferant 100 € berechnet, der Metzger hat 80 € für die Würste bekommen. Kaffee und Kuchen haben Ihre Ehrenamtlichen gespendet. In der Ortsverbandskasse haben Sie also ein Plus von 170 € gemacht. Vater Staat will davon 27,14 € Mehrwertsteuer haben. Diese stellen wir Ihnen in Rechnung und führen Sie ordnungsgemäß ans Finanzamt ab. 148,36 € verbleiben tatsächlich als Gewinn beim Ortsverband.

Jetzt werden Sie vielleicht fragen: War da nicht eine Freigrenze für Vereine, so dass gar keine Umsatzsteuer fällig wird? 

Richtig, die gibt es. Ein Verein, der weniger als 35.000 € pro Jahr im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb umsetzt, muss tatsächlich keine Umsatzsteuer zahlen. ABER: Dies gilt pro Verein. Der VdK Saarland ist dabei mit all seinen Orts- und Kreisverbänden als eine Einheit zu betrachten. Deshalb ist die Grenze bei uns immer überschritten. Wir müssen Umsatzsteuer zahlen. Bei allen üblichen Verkaufsaktivitäten an Festen oder Feiern sind wir voll umsatzsteuerpflichtig! Vermerken Sie bei der Belegabgabe eindeutig, dass es sich um eine solche Aktivität gehandelt hat. Vermerken Sie das auch bei den Belegen für den Wareneinkauf für das Fest. Das ist wichtig, weil Sie beim Einkauf ja auch bereits Umsatzsteuer gezahlt haben. Nur dann kann unsere Buchhaltung das gegenrechen. Rechnungen müssen immer auf den VdK-Ortsverband ausgestellt sein und die Umsatzsteuer ausweisen sein, da das Finanzamt sie sonst nicht akzeptiert. 

Der Wunsch, die Mitglieder des VdK oder des eigenen Ortsverbands zu verbilligten Preisen zu bedienen, ist weit verbreitet. Und es ist ja auch verständlich, dass man den Mitgliedern einen Vorteil gewähren will. Aber das ist nicht zulässig! Das Entscheidende, weshalb ein Verein als gemeinnützig anerkannt wird, ist gerade, dass er selbstlos tätig ist. Er ist für alle da und darf seine Mitglieder nicht begünstigen!
Zulässig sind lediglich so genannte Annehmlichkeiten in der Höhe, die die Finanzordnung (§ 17) in Anlehnung an das Gemeinnützigkeitsrecht erlaubt. 

Aber Vorsicht: Diese sind pro Mitglied zu erfassen und nachzuweisen! Ob Sie sich die damit verbundene Bürokratie bei Ihrem Fest wirklich antun wollen? Übrigens: Auch beim Sportfest vom Fußballverein zahlen normalerweise Mitglieder wie Nichtmitglieder den selben Obulus für ihren Verzehr. Das ist absolut üblich und auch von allen akzeptiert.

Prinzipiell dürfen auch Helfer, die sich ehrenamtlich bei Ihrem Fest engagieren, nicht begünstigt werden. Wer beim schweißtreibenden Zeltaufbau mitmacht oder stundenlang den Zapfhahn bedient, muss aber nicht darben. Dass derjenige kostenlos in einem angemessenen Umfang etwas zu trinken bekommt, gehört sich so und wird von den Finanzämtern auch nicht beanstandet.

Zu einem anständigen Fest gehört auch Musik. Sei es die Band oder einfach der Sound von der CD, heutzutage vielleicht auch von Spotify. Hier lauern viele Fallstricke!
Grundsätzlich ist jedes öffentliche Abspielen von Musik der GEMA zu melden, und zwar spätesten 14 Tage vor der Veranstaltung! Das Meldeformular ist online verfügbar. (Es folgt ein Link zu der Seite der GEMA) https://www.gema.de/fileadmin/user_upload/Musiknutzer/Formulare/Formulare_aida/fragebogen_veranstal-tungen_VdK.pdf

Leider ist das Tarifsystem der GEMA kaum durchschaubar. Es ist sehr schwer, vorauszusagen, was die jeweilige Veranstaltung kostet. Sie sind aber schnell bei mehreren hundert Euro.

Wenn Sie eine Live-Band oder einen Alleinunterhalter engagieren, müssen dafür Abgaben an die Künstlersozialkasse gezahlt werden. Der Beitragssatz 2024 liegt bei 5,0 Prozent des Honorars (ohne Mehrwertsteuer). Die Meldung übernehmen wir für Sie aufgrund der Rechnung, die Sie ja sowieso zur zentralen Belegerfassung geben. Die Meldung wird immer im ersten Quartal des Folgejahres abgegeben. Dann erhalten Sie auch eine Rechnung über den für Ihre Veranstaltung abgeführten Betrag.

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Die GEMA-Meldung einfach zu „vergessen“ ist keine Option. Sie begehen dann eine Straftat. Die GEMA hat ihre Ohren fast überall und ist gnadenlos! Bedenken Sie: Im Zweifel haften Sie als Vorstandsmitglied persönlich!

Sie haben einen Vortrag zum Thema Schlaganfall organisiert. Prima, so klären wir Mitglieder und solche, die es werden wollen, über ein wichtiges Thema auf. Das ist satzungsgemäße Arbeit! Damit die Zuhörer nicht dehydrieren oder vor lauter Hunger den Saal vorzeitig verlassen, gibt es Brezeln und Sprudel aus der Vereinskasse. Auch gut. So geht man üblicherweise mit Gästen um.

Wenn aber nach dem Vortrag noch ein großer Teller „Gefillde“ auf die Besucher wartet, mag das zwar die Anziehungskraft der Veranstaltung erhöhen, es ist aber keine satzungsgemäße Mittelverwendung. Lassen Sie Ihre Teilnehmer das Essen selbst bezahlen! Und denken Sie an das Thema Umsatzsteuer (s.o.).

ü Der Verkauf von Speisen und Getränken unterliegt der Umsatzsteuer. Machen Sie entsprechende Hinweise auf den Belegen, damit die Buchhaltung dies richtig buchen und Ihnen die Steuer berechnen kann.

ü Mitglieder und Nichtmitglieder sind von einem gemeinnützigen Verein immer gleich zu behandeln.
 

ü Wenn Sie Musik abspielen: Unbedingt rechtzeitig eine GEMA-Meldung machen. Die Abgaben für die Künstlersozialkasse bei Live-Musik führt die Landesgeschäftsstelle ab und stellt Sie Ihnen in Rechnung.

ü Gemeinsames Essen ist kein Satzungszweck. Dafür dürfen keine Vereinsmittel aufgewendet werden. Ausnahmen sind über die begrenzt zulässigen Zuwendungen (s. Finanzordnung) möglich.