Mitgliederversammlung

Unsere Satzung schreibt vor, dass jeder Ortsverband mindestens einmal jährlich eine Mitgliederversammlung durchführen muss. (LINK ZU § 10 Nr. 4 Satz 4)

Für die Einladung und Durchführung der Mitgliederversammlung ist der jeweilige Ortsvorsitzende verantwortlich. Ist er verhindert, übernimmt sein Stellvertreter die Aufgaben. Unterstützend sollte sich der Schriftführer um die formgerechte Einladung kümmern.

Die Satzung unseres Vereins schreibt vor, dass die Einladung mindestens zwei Wochen vor dem Versammlungstermin schriftlich oder in Textform zu erfolgen hat. Schriftlich heißt, dass das Mitglied ein Einladungsschreiben per Post oder durch Einwurf in seinen Briefkasten bekommt. Mitglieder, von denen eine E-Mail-Adresse bekannt ist, können Sie auch per E-Mail einladen. E-Mail ist eine Variante der sog. Textform.

Vorsicht: Eine Einladung durch Aushang an einem schwarzen Brett oder durch eine Veröffentlichung in einem örtlichen Amtsblatt ist nicht ausreichend! Sie erfüllt nicht die Anforderungen der Satzung, was bedeutet, dass alle Beschlüsse der Versammlung automatisch nichtig wären.

Tipp: Nutzen Sie unsere Mitgliederverwaltung SODALIS. Hier können Sie Serienbriefe und Serien-E-Mails an ihre Mitglieder erstellen.

Die Ladung muss an die zuletzt bekannte Adresse des Mitglieds gehen. Adressänderungen, die dem Verein nicht mitgeteilt wurden, verhindern keine gültige Berufung der Mitgliederversammlung. Das Gleiche gilt z.B. für auf dem Postweg verloren gegangene Briefe.

Wird die Ladefrist nicht eingehalten, kann dies zur Unwirksamkeit der Beschlüsse führen, die auf der Mitgliederversammlung gefasst werden. Für die Berechnung der Ladefrist gilt als Stichtag der Zeitpunkt, an dem die Ladung zugeht. Postlaufzeiten in üblichem Umfang, also nicht mehr als 3 Tage, sind zu berücksichtigen.

Jedes einzelne Mitglied des Ortsverbands muss persönlich eingeladen werden, auch nicht zahlende Ehepartner und Kinder! 

In der Einladung muss natürlich Datum und Uhrzeit der Mitgliederversammlung mitgeteilt werden, ebenso die Örtlichkeit, an der die Versammlung stattfindet. Ganz entscheidend ist darüber hinaus, dass die Einladung auch eine Tagesordnung enthält. In dieser müssen alle Punkte, über die die Versammlung beschließen soll, aufgeführt sein. Dies schreibt das BGB (§ 32) ausdrücklich vor.

Tipp: Vergessen Sie nie, bei der Einladung eine Tagesordnung mit zu schicken! Nutzen Sie unsere Arbeitshilfen für die korrekte Einladung.

In Streitfällen sind die Gerichte in dieser Frage sehr kritisch und erklären im Zweifel Beschlüsse für ungültig, die nicht bereits in der Tagesordnung mit der Einladung angekündigt worden sind. Das hat gute Gründe: So kann ein Mitglied je nach dem, was ansteht, entscheiden, ob es an der Versammlung teilnimmt oder nicht. Niemand kann dann hinterher sagen: Wenn ich gewusst hätte, dass darüber beschlossen wird, wäre ich gekommen.

In jeder Mitgliederversammlung sind folgende Tagesordnungspunkte unbedingt zu behandeln:

1. Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit

2. Annahme der Tagesordnung

3. Totenehrung

4. Bericht der/des Vorsitzenden

5. Bericht der Schatzmeisterin/ des Schatzmeisters

6. Aussprache zu den Berichten

7. Entlastung des Vorstands

Vor dem Ende der Amtszeit des Vorstands muss außerdem ein neuer Vorstand gewählt, oder der alte im Amt bestätigt werden.

Dann sind zusätzlich folgende Tagesordnungspunkte erforderlich:

8. Wahl eines Versammlungsleiters für die Wahl

9. Wahl des Ortsvorsitzenden

10. Wahl des Stellvertretenden Ortsvorsitzenden

11. Wahl des Schriftführers

12. Wahl des Schatzmeisters

13. Wahl weiterer Vorstandsmitglieder

Weitere Vorstandsmitglieder können Beisitzer und/oder andere Funktionsträger sein, über die die Mitgliederversammlung selbst bestimmt.

Ein Versammlungsleiter für die Wahl ist nicht vorgeschrieben, aber gute Sitte, insbesondere dann, wenn ein Vorsitzender zur Wiederwahl ansteht. Da der Vorsitzende ja selbst die Versammlung leitet, müsste er auch seine eigene Wiederwahl leiten. So etwas bekommt leicht „Geschmäckle“. Deshalb ist es gut, wenn die Wahl des Vorsitzenden von einer unabhängigen Person geleitet wird.

Zum Ende ist ein weiterer Tageordnungspunkt „Verschiedenes“ üblich, bei dem über alles gesprochen werden kann, was ansteht. Beschlüsse können hier jedoch keine gefasst werden.

Alle vier Jahre, idealerweise zeitnah aber rechtzeitig vor dem nächsten Kreisverbandstag müssen auch noch Delegierte für den Kreisverbandstag gewählt werden. 

Grundsätzlich muss der Raum so gewählt werden, dass theoretisch alle Mitglieder des Ortsverbands darin Platz finden. Bei sehr großen Ortsverbänden ist das gar nicht möglich. Aus Erfahrungswerten kann man abschätzen mit wie vielen Teilnehmern in der Praxis zu rechnen ist. Auf jeden Fall sollte auf diese Zahl noch ein Aufschlag erfolgen. Es könnte ja sein, dass dieses Mal mehr Leute an der Versammlung teilnehmen wollen.

Tipp: Verbinden Sie Ihre Mitgliederversammlung mit einem interessanten Vortrag. Das motiviert Ihre Mitglieder die Versammlung zu besuchen. Wenn auch Nichtmitglieder den Vortrag interessant finden – umso besser! Vielleicht können Sie so auch neue Mitglieder werben. Machen Sie im offiziellen Teil der Versammlung einen Vortrag. Dann müssen die Nicht-Mitglieder sich nicht mit „Vereinsmeierei“ rumschlagen und die Mitglieder, die eh schon da sind, stärken die Demokratie im Verein.

Es ist üblich auch Gäste und insbesondere Ehrengäste zur Versammlung einzuladen – Kreisvorsitzender, Bürgermeister, Ortsvorsteher und wer sonst noch wichtig ist im Ort. Schließlich ist der Bericht des Vorsitzenden ja auch eine Gelegenheit, den Honoratioren zu zeigen, welche wichtige Rolle der VdK im Ort spielt. Auch ein Vertreter der Presse sollte deshalb eingeladen werden. Wenn man den Bürgermeister bittet, zur Begrüßung ein Grußwort zu sprechen, hat er einen Anreiz, wirklich zu kommen!

Falls Sie im Rahmen der Mitgliederversammlung einen Imbiss reichen, legen Sie bitte für Gäste eine separate Gäste-Anwesenheitsliste aus. Es ist aus steuerlichen Gründen wichtig zu dokumentieren, für wen ein Essen bestellt und bezahlt wurde.

Unsere Satzung sieht keine besonderen Regelungen für die Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung vor. Das bedeutet, dass sie beschlussfähig ist, wenn ordnungsgemäß zu ihr eingeladen wurde. Also: Jedes Mitglied wurde eingeladen, und zwar mindesten 14 Tage vor dem Termin der Versammlung, und der Einladung war auch die Tagesordnung beigelegt.

Grundsätzlich wird im Verein offen gewählt. Eine geheime Wahl empfiehlt sich aber, wenn für ein und dasselbe Amt mehrere Bewerber kandidieren.

Immer wieder Streit gibt es um die Frage, ob geheim gewählt werden muss, wenn ein einzelnes Mitglied das verlangt. Die Antwort ist: nein! Meistens steht hinter diesem Verlangen eine persönlich verletzte Eitelkeit und das Ziel, die Veranstaltung zu verkomplizieren, um die anderen ein bisschen zu ärgern. Der Versammlungsleiter kann ein solches Verlangen ignorieren, wenn er will. Besser ist es natürlich, über den Antrag auf geheime Wahl die Versammlung abstimmen zu lassen. Das ist demokratisch und meistens ist das Thema damit auch erledigt. Denn die Mehrheit der Mitglieder hat wenig Interesse an unnötig komplizierten Verfahren.

TIPP Nach der Wahl, muss der Gewählte vom Versammlungsleiter gefragt werden, ob er die Wahl annimmt. Nur wenn dies geschieht und er bejaht, ist die Wahl gültig. Alternativ kann schon vorher eine schriftliche Bestätigung eingeholt werden, dass der Betreffende seine eventuelle Wahl annimmt. Damit ist es möglich, auch jemanden zu wählen, der aus welchen Gründen auch immer nicht an der Versammlung teilnehmen kann. Dies muss dann verlesen und protokolliert werden.

Damit Sie dokumentieren können, wer bei der Mitgliederversammlung da war, ist eine Anwesenheitsliste erforderlich. Hier trägt sich jedes Mitglied ein. Nutzen Sie unsere Arbeitshilfen.

Alle Mitglieder des Ortsverbands sind stimmberechtigt, auch nicht zahlende Angehörige und Kinder. Bei Kindern unter 7 Jahren üben die Eltern das Stimmrecht aus, bei älteren Kindern dürfen die Kinder selbst mitstimmen, wenn dies von den Eltern erlaubt wird. Stimmberechtigt sind nur Mitglieder, die bei der Versammlung tatsächlich anwesend sind. Gäste sind nicht stimmberechtigt. Bitte achten Sie darauf, dass diese sich nicht an Abstimmungen beteiligen. Das könnte, wenn es jemand darauf anlegt, zur Unwirksamkeit der Beschlüsse führen.

Grundsätzlich braucht jeder, der gewählt werden soll, mehr als die Hälfte der gültig abgegebenen Stimmen. Weitere Erläuterungen mit Beispielfällen in einem eigenen Artikel. 

Natürlich muss von der Sitzung ein Protokoll gefertigt werden. Üblicherweise macht dies der Schriftführer. Unter folgendem Link finden Sie ein Blanko-Vorlage Protokoll OV-Sitzung mit Wahl Ortsverband. Wenn Wahlen durchgeführt wurden, muss das Protokoll innerhalb von höchstens zwei Wochen nach der Versammlung dem übergeordneten Kreisverband, sowie an die Adresse gesendet werden. 

Bei Änderungen im Vorstand sind auch ein Paar weitere Formulare auszufüllen. Wir benötigen z.B. von jedem Vorstandsmitglied eine Datenschutzerklärung. Auch der Zugang zum Vereinskonto muss eingerichtet werden. Um diese Formalien kümmert sich die Landesgeschäftsstelle für Sie. Sie braucht dazu aber bestimmte Informationen, ohne die die Banken keine Vollmachten einrichten. Am besten Sie füllen die entsprechenden Formulare direkt nach der Versammlung aus. Dann ist alles erledigt und kann ohne große Rückfragen und Wartezeiten über die Bühne gehen.

Achtung: Bitte geben Sie die Unterlagen immer an den Kreisverband! Nur so können wir sicherstellen, dass alle nötigen Schritte auch wirklich eingeleitet werden. 

Er wird immer gerne genommen und ist für manche Mitglieder vielleicht auch eine Motivation, zu kommen. Auf jeden Fall stärkt ein Beisammensein dieser Art die Gemeinschaft. Bitte zeigen Sie aber Fingerspitzengefühl. Wenn das Vereinsgeschäft zur Nebensache und das Essen zur Hauptsache wird, verlassen wir den Rahmen der Gemeinnützigkeit. Laugengebäck auf den Tischen ist nie ein Problem, ein kleiner Imbiss, z.B. in Form von Frikadellen am Buffet oder Pizzaschnitten geht auch. Ein ganzes Essen, am besten noch mit Vorspeise-, Nachspeise, Freibier für alle und einem Absacker gehören nicht mehr zur üblichen Bewirtung im Rahmen einer Vereinsversammlung. Mehr zum Thema Essen und Trinken in einem eigenen Artikel. Essen und Trinken